Il nostro processo 

La richiesta di preventivi non è vincolante e può essere effettuata facilmente via e-mail o telefono. Prima di avviare un processo di audit, deve esserci un accordo giuridicamente vincolante tra le parti. Questo sarebbe normalmente sotto forma di un accettazione delle condizioni e termini dell'offerta da parte di Scandinavian Certification AS.

Una volta sottoscritto un accordo (offerta), al cliente verrà assegnato un responsabile del procedimento per facilitare il processo e concordare tempi, portata e modalità. Questo garantisce una comunicazione facile e chiara. Tutte le informazioni relative agli audit, i rapporti di audit e la chiusura delle non conformità sono disponibili per il cliente attraverso il software di gestione degli audit di Scandinavian Certification AS.

Per la prima certificazione, viene eseguito un processo graduale di due fasi (Stage 1 e Stage 2). Successivamente vengono effettuati follow-up annuali e audit principali ogni tre anni (ricertificazione).

Un rapporto di audit viene preparato dopo ogni audit.

Viene effetuato un audit iniziale per identificare e valutare sistema di gestione. 

I risultati dell'audit della fase 1 consentono di concentrarsi su aree o condizioni che devono essere rettificati prima della fase 2, in quanto potrebbero portare a non conformità nella fase 2 di certificazione.

Gli obiettivi degli audit della fase 1 sono:

• Confermare l'ambito del sistema di gestione, ad esempio:

1. unità organizzative, risorse, processi, attrezzature e indicatori operativi.
2. ha stabilito il controllo delle posizioni all'interno dell'ambito.
3. legislative, regolamentari e altri requisiti pertinenti che costituiscono la base

• Rivedere la comprensione da parte del cliente dei requisiti per quanto riguarda: identificazione di indicatori chiave di prestazione, aspetti significativi, processi, obiettivi e funzionamento del sistema di gestione.
• Confermare che il sistema di gestione soddisfi i requisiti per la documentazione.
• Confermare che gli audit interni e il riesame della direzione siano stati effettuati, al più tardi prima dell'audit di fase 2.
• Valutare se il sistema di gestione è implementato e maturo per effetuare la fase 2.
• Pianificare l'audit della fase 2.

La fase 2 è l'audit principale e qualsiasi inadempimento ai requisiti normativi saranno contrassegnati come non conformità.

Gli obiettivi di un audit della fase 2 sono:

• Confermare che il sistema di gestione è stato implementato e funziona appropriatamente seguendo le prescrizioni dello standard in questione, quindi che:

1. Soddisfi tutti i requisiti delle norme applicabili

1. Lavori per raggiungere gli obiettivi dichiarati

2. Lavori per garantire la conformità ai requisiti pertinenti

3. Lavori per garantire un efficace monitoraggio e controllo operativo dei processi

4. Lavori per garantire l'attuazione e il follow-up dei risultati di audit interni e riesame della direzione

5. Includa l'impegno e la responsabilità della direzione nei confronti delle politiche stabilite.

• Fornire al responsabile della certificazione una base per il processo decisionale e raccomandazioni in materia di rilascio di un nuovo certificato.

Al termine di ogni audit viene emesso un rapporto di audit tramite lo strumento digitale di reporting. La versione valida è la versione che è sempre disponibile in formato digitale. 

Il rapporto conterrà informazioni generali sull'audit, sullo stato del sistema di gestione e sulla conformità ai requisiti.

Le carenze sono elencate in due categorie.

N: Non confermità = Carenze sostanziali dei requisiti che indicano che il sistema di gestione non funziona per lo scopo.

• Viene data una scadenza fino a 3 mesi di calendario per la chiusura delle non conformità. Se il certificato dovesse avere una scadenza antecedente alla chiusura della nc, il termine verrà fissato 10 giorni lavorativi precedenti la scadenza del certificato.

A: Aree di miglioramento = Altri risultati/osservazioni e osservazioni che non possono essere classificato come non confermità.

• Vengono forniti 3 mesi di calendario all'organizzazione per fornire feedback su Aree di miglioramento

Nel caso di N: Non conformità identificate, è necessario che l'organizzazione identifichi le cause sottostanti (radice) che hanno causato la non comformità e avvii le azioni correttive necessarie. È importante che le azioni correttive evitano che la non conformità si ripeta. La documentazione va inviata tramite strumento di reporting digitale.

• Sulla base del feedback, il responsabile dell'audit sarà in grado di chiudere le non conformità. Se necessario, il responsabile dell'audit sarà in grado di porre domande di follow-up o prendere in considerazione altri follow-up
• Quando tutte le non conformità sono state accettate chiuse o se le non conformità non possono essere chiuse, il responsabile dell'audit informerà il responsabile della certificazione della necessità di una decisione.

Il responsabile della certificazione valuta le informazioni per il rilascio di un certificato. Questo comprende, tra l'altro, contratti e accordi, l'attuazione dell'audit, la competenza del gruppo di audit, i documenti di audit come il rapporto, chiusura delle non conformità e raccomandazioni del responsabile dell'audit. 

Con una decisione positiva il certificato viene rilasciato.

In caso di decisione positiva del responsabile della certificazione, verrà rilasciato un certificato sulla base di un accordo sul ambito di applicazione e sugli standard. I certificati hanno una validità di 3 anni dalla data della decisione e presuppone i follow-up annuali.

Una volta ottenuta la certificazione, inizia il vero lavoro  con il miglioramento continuo, per mantenere la certificazione. Il primo follow-up annuale viene fatto entro 12 mesi dall'assegnazione del certificato. Successivamente annualmente.

Gli obiettivi di un audit di follow-up sono:

• Rivedere eventuali modifiche
• Seguire eventuali non conformità dagli audit precedenti
• Confermare che il sistema di gestione è ancora attuato ed efficace:

1. raggiunge gli obiettivi prefissati
2. funziona per garantire la conformità ai requisiti pertinenti
3. Gli audit interni e il riesame della direzione sono efficaci
4. Reclami e richieste delle parti interessate vengono gestiti
5. continuo controllo operativo 

• Confermare che il sistema di gestione funziona per migliorare continuamente le prestazioni.
• Verificare che l'organizzazione stia utilizzando certificati e logo in base alle istruzioni

Gli audit di follow-up vengono effettuati ogni anno e la ricertificazione ogni 3 anni. La ricertificazione, compresa la chiusura di eventuali non conformità, deve essere completata prima della scadenza del certificato precedente. Quando tutte le condizioni sono sufficientemente soddisfatte, viene rilasciato un nuovo certificato valido per 3 anni.

Gli obiettivi di un audit di ricertificazione sono:

• Rivedere eventuali modifiche
• Seguire eventuali non confermità dagli audit precedenti e qualsiasi non conformità ricorrente nel precedente periodo di certificazione
• Confermare che il sistema di gestione è ancora stabilito ed efficace:

1. soddisfi i requisiti delle norme dello standard
2. raggiunga gli obiettivi prefissati
3. lavori per garantire la conformità ai requisiti pertinenti
4. gli audit interni e il riesame della direzione siano efficaci
5. reclami e richieste delle parti interessate vengano gestiti
6. ci sia un controllo operativo continuo

• Riaffermare l'impegno del management per il miglioramento continuo e che il sistema di gestione lavori per migliorare continuamente le prestazioni.
• Verificare che l'organizzazione stia utilizzando certificati e logo in base a le istruzioni
• Fornire al responsabile della certificazione una base per il processo decisionale e raccomandazioni per il rilascio di un nuovo certificato.

 In un processo in cui un sistema di gestione deve essere valutato verso criteri specifici, possono sorgere forme di disaccordo, e in alcuni casi potrebbe essere bisogno di esprimere questo sotto forma di reclamo o appello.

Reclamo

Reclami sul personale di Scandinavian Certification AS o sulla procedura per gli audit, deve essere inviato a Scandinavian Certification AS, al Direttore Generale. Al denunciante deve essere comunicato che il reclamo è stato ricevuto. Il direttore generale valuta il caso e lo elabora e riferisce al denunciante circa l'esito del reclamo. Se il reclamo incide sull'imparzialità del direttore generale il reclamo è esaminato dal rappresentante della direzione o del consiglio di amministrazione. Reclami sui clienti certificati devono essere trattati di conseguenza. Le attività coperte del reclamo devono essere contattate e le informazioni necessarie sul caso recuperate. In alcuni contesti, potrebbe essere necessario effettuare una visita. Tutte le parti in causa devono essere tenute informate.

Appello

I richiedenti della certificazione/parte certificata possono fare un appello sulle decisioni relative a revoca/non assegnazione di certificati. Un appello può essere fatto allo Scandinavian Certification AS al direttore generale. Il direttore generale valuta il caso e riferisce al cliente sull'esito del ricorso. Informazioni sul caso di appello se l'imparzialità del direttore generale è compromessa, il ricorso deve essere esaminato dalla direzione rappresentativo.