Vår prosess 

Forespørsel om tilbud er uforpliktende og gjøres enkelt ved e-post henvendelse eller telefon. Før en revisjonsprosess påbegynnes skal det foreligge en juridisk bindende avtale mellom partene. Dette vil normalt være i form av et akseptert tilbud og vilkår fra Scandinavian Certification AS.

Når en avtale er etablert vil dere få tildelt en revisjonsleder som sørger for tilrettelegging av prosessen og avtaler tid, omfang og metoder. Dette sikrer enkel og tydelig kommunikasjon. All informasjon relatert til revisjoner, revisjonsrapporter og lukking av avvik er tilgjengelig for dere gjennom Scandinavian Certification AS sin programvare for revisjonsledelse.

Ved første gangs sertifisering gjennomføres det en stegvis prosess med to trinn. Deretter gjennomføres årlig oppfølginger og hovedrevisjon (resertifisering) hvert tredje år. Det utarbeides en revisjonsrapport etter hver enkelt revisjon.

Det gjennomføres en innledende revisjon for å kartlegge og vurdere ledelsessystemet.
Resultater fra steg 1 revisjonen gir fokus på områder eller forhold som bør utbedres før steg 2, da disse kan lede til avvik ved hovedrevisjonen.

Målene for steg 1 revisjoner er:

• Bekrefte at omfanget av ledelsessystemet, slik som;
  • organisatoriske enheter, ressurser, prosesser, utstyr, og driftsindikatorer.
  • etablert kontroll med lokasjoner innen omfanget.
  • relevante lov, forskrift og andre krav som legges til grunn
• Gjennomgå deres forståelse av kravene spesielt med hensyn på identifisering av nøkkelindikatorer, vesentlige aspekter, prosesser, mål og drift av ledelsessystemet.
• Bekrefte at ledelsessystemet oppfyller kravene til dokumentasjon.
• Bekrefte at interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse gjennomføres, senest før steg 2 revisjonen.
• Vurdere om ledelsessystemet er iverksatt og modent for å gjennomføre steg 2.
• Planlegge steg 2 revisjonen.

Steg 2 er selve hovedrevisjonen og eventuelle manglende oppfyllelse av krav vil bli anmerket som avvik.

Målene for en steg 2 revisjon er:

• Bekrefte at ledelsessystemet er implementert og virker i henhold til standarden sin intensjon, gjennom å undersøke om ledelsessystemet;
  • Oppfyller alle krav i aktuelle standarder
  • Virker til å nå de fastsatte målene
  • Virker til å sikre samsvar med relevante krav
  • Virker til å sikre effektiv driftsovervåking og kontroll med prosessene
  • Virker til å sikre gjennomføring og oppfølging av resultater fra interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse
  • Inkluderer ledelsens engasjement og ansvar for etablerte politikker
• Gi sertifiseringsleder beslutningsgrunnlag og anbefalinger angående tildeling av sertifikat.

Etter hver fullførte revisjon utstedes en revisjonsrapport i vårt digitale rapporteringsverktøy. Gyldig versjon er den versjonen som til enhver tid er tilgjengelig digitalt. 

Rapporten vil inneholde generell informasjon om revisjonen, status på ledelsessystemet og samsvar med kravene.

Manglende samsvar rapporteres i to kategorier.

Avvik = Vesentlig mangel eller summen av flere mindre mangler som medfører at ledelsessystemet ikke virker i henhold til standardens intensjon. 

• Det gis inntil 3 kalendermåneders frist for å lukke avvik. Ved resertifisering og sertifikatet utløper i perioden settes frist til sertifikat utløpsdato minus 10 arbeidsdager.

Forbedringsområder = Andre funn / anmerkninger og observasjoner som ikke kan klassifiseres som avvik.

• Det gis 3 kalendermåneder for organisasjonen å gi tilbakemelding på forbedringsområder.

Ved indentifiserte avvik er det nødvendig at dere kartlegger underliggende årsak som førte til avviket og iverksetter nødvendige tiltak. Det er viktig at tiltakene også hindrer at avviket kan gjenoppstå. Dokumentasjon sendes inn via digitalt rapporteringsverktøy.

• Basert på tilbakemeldingen vil revisjonsleder kunne lukke avvik. Ved behov vil revisjonsleder kunne stille oppfølgingsspørsmål eller vurdere annen oppfølging
• Når alle avvik er akseptert lukket , eller om avvik ikke kan lukkes vil revisjonsleder informere sertifiseringsleder om behov for beslutning.

Sertifiseringsleder evaluerer grunnlaget for å utstede sertifikat. Dette omfatter blant annet kontrakter og avtaler, revisjonsgjennomføring, kompetansen til revisjonslaget, revisjonsdokumenter som rapport, avvikslukking og revisjonsleders anbefalinger. 

Ved en positiv beslutning utstedes sertifikat.

Ved en positiv beslutning fra sertifiseringsleder vil det bli utstedt sertifikat basert på avtale om omfang og standarder. Sertifikatene har en gyldighet pålydende 3 år fra beslutningsdato og forutsetter årlig oppfølging.

Når sertifisering er innvilget starter det virkelige arbeidet med kontinuerlig forbedring for å opprettholde sertifiseringen. Første årlige oppfølging skal skje innen 12 måneder fra tildeling av sertifikatet. Deretter årlig.
Målene for en oppfølgingsrevisjon er:

• Gjennomgå eventuelle endringer
• Følge opp eventuelle avvik fra tidligere revisjoner
• Bekrefte at ledelsessystemet fortsatt er etablert og virkningsfullt:
  • oppnår de fastsatte målene
  • virker til å sikre samsvar med relevante krav
  • interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse er effektive
  • klager og henvendelser fra interessenter følges opp
  • fortfarende operasjonell kontroll
• Bekrefte at ledelsessystemet virker til å kontinuerlig forbedre prestasjonene.
• Bekrefte at organisasjonen bruker sertifikater og logoer i henhold til retningslinjene

Det gjennomføres oppfølgingsrevisjon hvert år og resertifisering hvert 3. år. Resertifiseringen inklusive lukking av eventuelle avvik må være fullført før utløp av forrige sertifikat. Når alle forhold er tilstrekkelig oppfylt utstedes nytt sertifikat med gyldighet på 3 nye år.

Målene for en resertifiseringsrevisjon er:

• Gjennomgå eventuelle endringer
• Følge opp eventuelle avvik fra tidligere revisjoner og eventuelle gjentagende avvik i forrige sertifikatperiode
• Bekrefte at ledelsessystemet fortsatt er etablert og virkningsfullt:
  • oppfyller krav i aktuelle standarder
  • oppnår de fastsatte målene
  • virker til å sikre samsvar med relevante krav
  • interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse er effektive
  • klager og henvendelser fra interessenter følges opp
  • fortfarende driftskontroll og operasjonell kontroll
• Bekrefte ledelsen engasjement for kontinuerlig forbedring og at ledelsessystemet virker til å kontinuerlig forbedre prestasjonene.
• Bekrefte at organisasjonen bruker sertifikater og logoer i henhold til retningslinjene
• Gi sertifiseringsleder beslutningsgrunnlag og anbefalinger angående tildeling av nytt sertifikat.

 En prosess der et ledelsessystem skal evalueres mot et bestemt sett med kriterier vil det i enkelte tilfeller oppstå former for uenighet og det vil i enkelte tilfeller kunne være behov for å ytre dette i form av klage eller anke.

Klager
Klager på Scandinavian Certification AS sitt personell eller deres fremgangsmåte ved revisjoner skal sendes Scandinavian Certification AS, ved daglig leder. Tilbakemelding til klager skal gis om at klagen er mottatt. Daglig leder vurderer saken og behandler denne og melder tilbake til klageren om utfallet av klagen. Om klagen berører daglig leders habilitet skal klagen behandles av ledelsens representant eller styret. Klager på sertifiserte kunder skal håndteres tilsvarende. Virksomheten som omfattes av klagen skal kontaktes og nødvendig informasjon omkring saken hentes inn. I noen sammenhenger kan det være nødvendig å foreta et uanmeldt besøk. Alle parter i saken skal holdes underrettet.

Anker
Søker om sertifisering / sertifisert part kan anke avgjørelser relatert til tildeling / ikke tildeling av sertifikater. En anke kan stilles til Scandinavian Certification AS ved daglig leder. Daglig leder vurderer saken og behandler denne og melder tilbake til kunden om utfallet av anken. Om ankesaken berører daglig leders habilitet skal anken behandles av ledelsens representant.